1. Je bent bij voorkeur houder van een professioneel bachelor diploma waarbij administratieve organisatie een belangrijke component is, of gelijkwaardig door ervaring. Relevante werkervaring is een pluspunt. Ervaring met de administratieve processen van KU Leuven is eveneens een pluspunt.
2. Je bent in staat om zelfstandig je werk te plannen, te organiseren, te prioriteren en uit te voeren. Je neemt initiatief en handelt proactief. Multitasking schrikt je niet af. Je gaat flexibel om met onvoorzienbare omstandigheden en wijzigingen.
3. Je kan nauwkeurig werken, met een goed oog voor detail. Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel voor een correcte uitvoering van de aan jou toevertrouwde taken.
4. Je bent integer, betrouwbaar en collegiaal. Je handelt met respect en discretie om in vertrouwen met gevoelige informatie om te kunnen gaan.
5. Je kan vlot werken met diverse PC-toepassingen. Je schoolt je voortdurend bij om te kunnen werken met nieuwe tools of volgens nieuwe procedures.
6. Je beschikt over goede sociale vaardigheden en goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk, om goed te kunnen functioneren in een multinationale onderzoeksomgeving.
7. Je verleent operationele ondersteuning op administratief en/of organisatorisch vlak aan het ZAP (en de andere leden) van de afdeling en dit in nauwe samenwerking met de andere ATP-leden van de afdeling en het departement. Er wordt daarbij van jou een grote mate van autonomie en pro-activiteit verwacht, waarbij initiatief nemen noodzakelijk is om een vlotte, efficiënte werking van de afdeling te garanderen. Je rapporteert aan het afdelingshoofd.
8. Je staat in voor de verzameling, verwerking, klassering, en het periodiek updaten van specifieke informatie, elektronisch of op papier, zodat op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking is. Dit betreft o.a. het personeelsbestand, adressenbestand van contactpersonen en organisaties, verslagen van vergaderingen, publicatiebestand in Lirias en rapporteringen hierover, lopende en afgelegde eindwerken en doctoraten, boekenbestand, email-lijsten, het up-to-date houden van de websites van de afdeling…
9. Je biedt administratieve ondersteuning bij onderwijstaken en bij onderzoeksdossiers zoals o.a. de opmaak en verwerking van examenbundels en examenlijsten, het zoeken van surveillanten, communicatie met docenten, assistenten en studenten, administratieve hulp bij de aanvraag, opstart, opvolging en rapportering van onderzoeksprojecten, doctoraten, contracten, vacatures…
10. Je helpt met het plannen en organiseren van diverse activiteiten, o.a. het inplannen van vergaderingen en seminaries, reserveren van lokalen, opmaken van de agenda en verslagen, praktische organisatie van evenementen, agendabeheer in het kader van specifieke opdrachten van het ZAP, boekingen voor medewerkers en bezoekers.
11. Je voert allerhande operationeel ondersteunende en logistieke taken uit die bijdragen tot een optimale materiële omkadering van de afdeling, o.a. het onthaal van bezoekers, introductie van nieuwe medewerkers, het verschaffen van inlichtingen via telefoon of email, het ontvangen, verdelen en versturen van post en zendingen, instaan voor klein onderhoud van lokalen en apparaten, catering van vergaderingen, bestellingen plaatsen, opvolging van abonnementen en lidmaatschappen, toegangsbeheer, stockbeheer, interne en externe communicatie…
De afdeling PSI van het departement Elektrotechniek (ESAT), binnen de Groep Wetenschap en Technologie, doet onderzoek op het gebied van beeld- en spraakverwerking met toepassingen in de industrie en het medische domein. De afdeling ESAT/PSI verbonden aan campus Arenberg (Leuven) bestaat uit 8 professoren (ZAP), 5 administratief-technisch medewerkers (ATP) en +/- 50 pre- en postdoctoraal onderzoekers (AAP/BAP), waarvan een aantal ook gevestigd zijn op campus Gasthuisberg. Naast onderzoek, is het ZAP van de afdeling ook belast met onderwijstaken en taken van interne en externe dienstverlening. De afdeling is op zoek naar een administratief medewerker om de werking van de afdeling te ondersteunen.
We bieden een voltijdse tewerkstelling met een contract van onbepaalde duur aan een hoogtechnologisch, dynamisch departement van de KU Leuven. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. De mogelijkheid voor een deeltijdse aanstelling (80%) is bespreekbaar. Je hoofdwerkplaats is het departement ESAT op campus Arenberg, maar je werkt ook minstens 1 dag per week op campus Gasthuisberg.