Equans is op zoek naar een Back Office Administrator om het team in Merchtem te versterken. In deze functie voer je administratieve werkzaamheden uit voor de verschillende afdelingen en bied je ondersteuning aan afdelingshoofden, sales managers en supervisors.
Wat houdt deze job precies in?
1. commercieel
opstellen van offertes en brieven in NL en FR en deze versturen naar de klantenhet zelfstandig voorbereiden van het administratief gedeelte van aanbestedingen, opvolging van deadlines en indienen van dossierscommerciële opvolging van lopende dossiers
2. dispatching
staan samen met een aantal collegas in voor de verwerken van telefonische meldingen van storingen aan liftenbeantwoorden samen met een aantal collegas het algemeen telefoonnummerregistreren van afwezigheden (verlof, wachtdienst, ziekte,)
3. contractbeheer
registreren van onderhoudscontracten in ERP systeemhet beheren van de gebouwen en liften van de contracten
4. bestellingen en facturatie
inschrijven van ontvangen bestellingen, openen van zaaknummers, administratie in orde brengen (bankwaarborg, verzekeringen, )opstellen van vorderingsstaten, aanvragen van goedkeuring klantenopstellen van facturen voor onderhoudscontracten en werken
5. diversen
administratieve ondersteuning voor bepaalde contracten (opmaken van rapporteringen, pro-forma facturatie van onderhoud, herstellingen)uitwerken van de verschillende standaard documenten, stijl, lay-out, spelling en inhoudelektronisch archiveren van documentenverdelen van post
6. verantwoordelijkheden
verantwoordelijk voor de kwaliteit van de toevertrouwde taken (conform de afspraken, juistheid, taalkundig juist, ) en de tijdige uitvoering ervande organisatie van zijn eigen werkzaamheden in functie van de opgelegde prioriteiten en deadlines
Jouw troeven?
7. opleiding secretariaat of gelijkwaardig door ervaring, bij voorkeur in een service organisatie
8. goede kennis van Office (Word, Excel)
9. je kunt je werk zelfstandig plannen
10. vlot, klantvriendelijk aan de telefoon en Service Minded
11. organisatorisch sterk, punctueel, teamplayer, leergierig
12. grondige kennis van het Nederlands en Frans (gesproken en geschreven)
Zin om mee te werken aan de multitechnische uitdagingen van morgen?
Ja? Dan kom je bij Equans terecht in een innovatieve en boeiende werkomgeving met gevarieerde projecten waarin je jouw skills verder kan ontplooien .
Je komt in contact met de nieuwste technologieën en helpt onze klanten bij de 3 grote transities van vandaag: de energietransitie, de industriële transitie en de digitale transitie.
Een job bij Equans betekent:
13. een competitief salaris in lijn met jouw opleiding en ervaring
14. interessante opleidings- en doorgroeimogelijkheden
15. groeps-, hospitalisatie-, invaliditeitsverzekering
16. eco- en maaltijdcheques 13de maand, vakantiegeld
17. sociaal abonnement, parking, fiets leaseplan
18. smartphone met abonnement, internetvergoeding
19. ADV-dagen, anciёnniteitsverlof, thuiswerk
Wij kijken ernaar uit om jou te ontmoeten!