Poste
L'office assistant sera amené(e) à travailler en lien constant avec les agences de Liège et Lille, ainsi que ponctuellement à Charleroi.
Mission
Vous contribuerez à maintenir un environnement de travail efficace et optimal en apportant un soutien sur divers aspects organisationnels et logistiques.
Voici vos principales missions :
• Aider à l'organisation et à l'archivage des documents administratifs,
• Suivre les budgets et les dépenses en collaboration avec l'Office Manager,
• Assurer la gestion et le suivi des fournitures et équipements (bureautiques, sanitaires, boissons, sandwiches en cas de réunion),
• Administrer les contrats avec les partenaires externes et piloter le suivi de leurs interventions pour toutes les agences (société de nettoyage, jardinage, traitement des déchets, entretien, gardiennage),
• Assister le Fleet Manager dans l'administration de la flotte de véhicules,
• Gérer les frais propres à l'agence,
• Remonter les problèmes importants et récurrents liés à la vie du bâtiment,
• Accueillir les visiteurs lors de ses présences en agences (nouveaux arrivées, fournisseurs, clients, sous-traitants),
• Gérer le courrier postal entrant et sortant,
• Aider à l'accueil des nouveaux collaborateurs (badge, code d'accès)
Compétences requises
• Formation : Bachelor en secrétariat ou équivalent par expérience
• Bonnes compétences en organisation et gestion du temps.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellentes capacités de communication et de gestion des priorités.
• Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle.
• Aptitude à travailler en équipe et de manière proactive dans la résolution des problèmes
• Expérience : Une première expérience de 2/3 ans dans un poste similaire est souhaitée.
• Langues : français et un bon niveau en anglais