- Responsabilités principales
Exercer au sein de l’unité Finances, Administration et Ressources humaines (UFARh), avec l’appui d’assistants administratifs/RH et de volontaires, et en bonne synergie avec l’équipe compta/finances et logistique, la responsabilité et l’exécution des activités administratives diversifiées relatives à l’association, aux biens et aux personnes ;
Exercer la fonction de gestionnaire des plaintes intégrité conformément au Code éthique et de conduite de l’association.
La fonction est sous la supervision du responsable de l’unité UFARh.
- Activités
Le-a responsable administratif-ve organise, coordonne et/ou réalise la gestion administrative des dossiers RH et administratifs gérés dans l’unité. Parmi ceux-ci :
L’administration du personnel siège (y compris volontaires permanents et stagiaires), Luxembourg et expatrié :
- Production et tenue à jour des templates RH (offres d’emploi, définitions de fonction, contrats, etc.)
- Appui au recrutement de nouveaux collaborateurs, y compris le personnel volontaire et les stagiaires (publication, screening des CV, planning des entretiens, etc.)
- Réalisation de tâches liées à l’entrée et à la sortie du personnel (contrat, induction, formation, etc.)
- Tenue à jour des dossiers du personnel (barèmes, contrats, suivi des mouvements, etc.)
- Organisation administrative des visites de terrain des collaborateurs à l’étranger
- Gestion des assurances liées aux personnes
- Gestion des subsides à l’emploi et à la formation
- Lancement de l’organisation et suivi des entretiens annuels
- Cartographie des besoins et élaboration du plan de formation, suivi et appui à la mise en œuvre
L’administration des biens :
- Organisation de l’administration des bâtiments (gestion des bâtiments de Huy et Bruxelles, gestion des copropriétés, syndic, etc.) et du matériel, en collaboration avec le logisticien et des volontaires permanents
- Gestion des assurances liées aux biens immobiliers et mobiliers
- Gestion des véhicules de fonction
- Organisation du classement (électronique et physique) des dossiers et archives de l’unité
L’administration générale de l’association :
- Gestion des dossiers de succession : suivi des dossiers, correspondance avec les notaires et autres légataires, organisation des liquidations de succession
- Appui du responsable Intégrité dans le déploiement de la politique Intégrité
- Assurer le rôle de référent RGPD
- Gestion administrative des dons : supervision du traitement et encodage des dons reçus, en collaboration avec l’équipe comptable et les volontaires permanents
- Mise à jour de la base de données « donateurs » : suivi des retours de courriers postaux et encodage des modifications liées aux données des donateurs, suivi et traitement des demandes des donateurs. Ceci en collaboration avec des volontaires permanents
- Organisation et facilitation des travaux de traduction via un réseau de volontaires-traducteurs
- Appui à la rédaction ou relecture de contrats / conventions/ marchés publics / dossier d’obtention de subvention
- Coordination, rédaction et suivi de nouvelles procédures, notes ou politiques transversales
- Coordination de la permanence téléphonique de l’association
- Participation/ pilotage de projets de l’unité et/ou institutionnels