Votre role
Dans ce poste clé :
1/ Vous êtes la voix et le visage de notre étude :
o Vous recevez les clients de manière aimable et vous répondez aux appels téléphoniques entrants de manière fluide et professionnelle.
o Vous préparez les dossiers d’identification des nouveaux clients (copie/lecture des cartes d’identité).
o Vous planifiez les rendez-vous pour les notaires et les juristes.
o Vous traitez le courrier entrant et sortant.
o Vous apportez un soutien administratif à vos collègues et aux notaires :
2/ Vous êtes responsable du suivi administratif des dossiers après la signature de l’acte :
o inscription au répertoire ;
o enregistrement électronique des actes ;
o enregistrement des testaments et des contrats de mariage dans les registres adéquats ;
o formalités de notification et d’avis, par exemple, au syndic ;
o préparation et suivi des dossiers mainlevées ;
o classement et archive des dossiers clôturés
Votre profil
- Idéalement, vous avez suivi une formation en accueil ou en secrétariat.
- Vous avez une première expérience probante en matière d'accueil ou de réceptionniste dans le secteur juridique, immobilier, bancaire,...
- Vous avez une bonne organisation et une excellente gestion des priorités.
- Vous maîtrisez les outils informatiques courants (Microsoft Office) et êtes disposé à vous former à l’utilisation de nouvelles applications.
- Vous avez une connaissance approfondie de la langue française, vous permettant de communiquer oralement et par écrit de manière professionnelle.
- Vous avez une personnalité ouverte, amicale et attentive à notre clientèle.
- Vous êtes mature et discret.
- Vous vous intégrez facilement dans une équipe et vous appréciez les contacts avec les clients.
Nous proposons
- Un contrat à temps plein
- Un salaire à fixer en fonction de votre expérience et vos responsabilités
- De nombreux avantages sectoriels ou propres à notre étude : assurance hospitalisation, plan de pension complémentaire, prime de fin d'année, prime CCT, frais de déplacement et éco-chèques
- Un environnement épanouissant dans lequel de nombreuses formations sont disponibles
- Des activités d'équipe : team building, activités, repas d’équipe, etc.