Functieomschrijving
Als Management Assistant ondersteun je de CFO en andere managers binnen de financiële afdeling met administratieve en organisatorische taken. Jij speelt een cruciale rol in het soepel laten verlopen van bedrijfsprocessen en de dagelijkse operatie.
Jouw verantwoordelijkheden bestaan uit 5 grote luiken:
1) Algemene administratieve en organisatorische ondersteuning:
- Proactief beheer van agenda's, e-mail en telefoon, en fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
- Vergaderingen en afspraken inplannen en praktische zaken regelen.
- Reizen regelen (vluchten, hotels, enz.) en zakenreizen organiseren.
- Persoonlijke administratieve taken, zoals het bijhouden van onkostennota’s en correspondentie.
2) Vergaderingen voorbereiden en opvolgen:
- Beheren van agenda's en zorgen voor de benodigde documentatie voor vergaderingen.
- Voorbereiden en coördineren van rapportages en presentaties (PowerPoint) en opvolgen van actiepunten.
- Rapporten en documenten finaliseren en up-to-date houden op intranet/SharePoint, zodat relevante bedrijfsinformatie beschikbaar is.
3) Data- en documentbeheer:
- Onderhouden en bijwerken van juridische, financiële en operationele documenten.
- Afwezigheden en zakenreizen bijhouden.
- Beheren van het documentarchief voor de financiële afdeling.
4) Algemene administratieve taken voor de afdeling:
- Tijdige verwerking van bestellingen (PO's) en facturen, en opvolgen van budgetten.
- Coördineren van onboarding voor nieuwe medewerkers.
- Behandelen van administratieve taken met betrekking tot bedrijfsprocessen.
5) Uitvoering van gedelegeerde taken door de CFO:
- Organiseren van bedrijfsbijeenkomsten en evenementen, zoals Management Conferenties en aandeelhoudersvergaderingen.
Vereisten
- Je hebt een bachelor- of masterdiploma en minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
- Je hebt een hoog niveau van discretie en vertrouwelijkheid.
- Proactief, gestructureerd en sterk in organiseren, multitasken en plannen.
- Zelfstandig, een doorzetter met een proactieve houding en in staat om initiatief te nemen.
- Nauwkeurig, punctueel en administratief sterk.
- Kennis van de klassieke PC-tools (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) en interesse in nieuwe software-systemen.
- Je beheerst zowel Nederlands als Engels uitstekend (mondeling en schriftelijk), andere Europese talen zijn een pluspunt.
Talen
Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands
Je hebt een uitstekende kennis van het Engels
Aanbod
- Flexibele werktijden en de mogelijkheid om 50% van de tijd thuis te werken.
- Deelname aan sport- en welzijnsactiviteiten binnen het bedrijf.
- Ondersteuning bij je professionele ontwikkeling met kansen voor interne mobiliteit en promotie.
- Een teamgerichte, mensgerichte cultuur waar jij als individu gewaardeerd wordt en je eigen professionele reis kunt vormgeven.
- Geniet van al het lekkers in het bedrijfsrestaurant.