Travailler te rend fier ? Alors Daoust est l'entreprise qu'il te faut ! Une belle aventure caractérisée par nos valeurs, notre vision d'avenir et notre volonté d'inscrire l'entreprise dans la continuité. Nous accordons beaucoup d'importance tant à la qualité de nos services qu'à nos divers engagements, notamment écologiques. Raison pour laquelle nous sommes fiers d'être reconnus comme Top Employer depuis 5 ans ; et d'avoir reçu le label CO2 Neutral en 2023. Partenaire incontournable de l'emploi en Belgique, Daoust t'accompagne à chaque étape de ta carrière, que ce soit grâce à l'Interim & Recruitment, le Home Services ou le Career Management. Welcome to the Family ! Notre client, à Waterloo, recherche la prochaine personne de son équipe ! Entreprise dynamique qui gère plusieurs établissements dans le secteur de l'horeca : Restaurants, hôtels, bars, discothèques et salles d'événement, ils sont en recherche d'une assistante de direction capable d'assurer la coordination des activités et de soutenir l'équipe dirigeante. MISSIONS & RESPONSABILITÉS GESTION ADMINISTRATIVE ET ORGANISATIONNELLE Gestion des agendas : Planification des réunions et des rendez-vous de la direction, en équilibrant les priorités entre les différents établissements (restaurants, hôtels, bars, etc). Veiller au respect des différents plannings et dates d'échéance définis lors des réunions. Traitement des communications : Gestion des appels téléphoniques, des emails, et du courrier de la direction, avec une liaison efficace avec les différents responsables. Organisation des déplacements : Organisation des déplacements professionnels de la direction, en veillant à optimiser les coûts et les itinéraires. Coordination des réunions : Préparation des ordres du jour, logistique des réunions, et circulation des comptes rendus. Coordination des assemblées générales : Organisation des assemblées générales, incluant la préparation des documents, la logistique et le suivi des décisions. SUPPORT À LA DIRECTION Suivi des dossiers en cours : Suivi rigoureux des dossiers prioritaires, tels que les projets de rénovation, l'ouverture de nouveaux établissements, les partenariats avec les fournisseurs. Reporting : Collecte, synthèse et présentation des rapports d'activité pour informer la direction des performances des établissements (ressources humaines, comptabilité, opérationnel). Participation aux réunions stratégiques : Assistance aux réunions de direction et contribution par l'apport d'informations / législations pertinentes aux dossiers et à l'activité de l'horeca. SUPPORT : SERVICE ADMINISTRATIF, COMPTABILITÉ & RESSOURCES HUMAINES Gestion des plannings : Aide à l'élaboration et au suivi des plannings des équipes administratives, notamment pendant les périodes de forte affluence (head office). Soutien de ces différents départements en cas de charge de travail importante et de sous effectif. COMMUNICATION ET RELATIONNEL Gestion & logistique opérationelle des événements internes : Coordination avec le département des ressources humaines et communication : Séminaires, réunions de formation, événements promotionnels. GESTION DE PROJETS Support concernant les nouveaux projets : Participation à la gestion de projets, tels que les ouvertures de nouveaux établissements, les refontes d'établissements existants, ou les collaborations avec des partenaires locaux. Veille concurrentielle : Suivi des tendances du secteur de l'horeca et information de la direction sur les opportunités ou les menaces potentielles. GESTION DOCUMENTAIRE ET CONTRACTUELLE Archivage et gestion documentaire : Mise en place d'une organisation efficace des documents, notamment les contrats fournisseurs, les accords de partenariat, et les documents administratifs des établissements. Rédaction de documents : Rédaction de notes de service, de comptes rendus de réunion, de courriers administratifs, et de présentations pour la direction. Gestion des contrats : Suivi des échéances des contrats de maintenance, d'approvisionnement ou de prestations, et alerter la direction sur les renouvellements à prévoir. COMPÉTENCES ET RESSOURCES NÉCESSAIRES Pour réaliser toutes ces tâches de manière autonome et sans l'aide constante de la direction, l'assistante de direction doit disposer des compétences et des ressources suivantes : UN RÔLE TRANSVERSE Le poste d'assistante de direction chez Art Blanc est un rôle transverse au sein de l'entreprise. Il nécessite une bonne connaissance des différents établissements, une excellente organisation, ainsi qu'une grande capacité à réagir face aux imprévus et aux urgences propres au secteur de l'horeca. Nous recherchons une personne proactive, organisée, et capable de travailler efficacement dans un environnement dynamique. Si ce poste vous intéresse et que vous souhaitez contribuer au succès de l'entreprise, nous serions ravis de discuter avec vous de cette opportunité. COMPÉTENCES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES Maîtrise des outils bureautiques : Utilisation avancée des logiciels tels que Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), ainsi que des outils de gestion de projet et de communication (Teams, Trello, Slack). Compétences en gestion de projet : Capacité à planifier, suivre et organiser plusieurs projets simultanément. Capacité à prioriser : Savoir distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, et organiser son travail en conséquence. Compétences rédactionnelles : Rédiger des documents clairs, concis et professionnels. Flexibilité et adaptabilité concernant les heures de travail (soirée & week-end). CONNAISSANCES DU SECTEUR HORECA Connaissance des processus de l'horeca : Bonne compréhension du fonctionnement des restaurants, hôtels, bars, discothèques, et des spécificités logistiques et administratives du secteur. Veille sectorielle : Être à jour sur les tendances, les normes et les réglementations spécifiques au secteur de l'horeca. COMPÉTENCES RELATIONNELLES ET COMPORTEMENTALES Autonomie et proactivité : Capacité à prendre des initiatives et à résoudre les problèmes de manière autonome sans avoir besoin d'une supervision constante. Sens de la communication : Excellentes compétences interpersonnelles pour communiquer avec les responsables des différents établissements, les partenaires, et la direction. Gestion du stress : Capacité à travail... Maîtrise des outils, PowerPoint, Logistique, HORECA, Courrier, Direction, Entretien, Coordination, Art, Recherche, Trafic, MS Office Suite, Planification, Comptabilité, Discrétion, Bureautique, Back Office, Archivage, Rédaction, Communication, Rapport, Administration, Présentation, Rapport, Gestion des appels, Adaptabilité, Supervision, Seminars, MS Excel, Norme EN, Ressources humaines Originele vacature is te vinden op StepStone.be – Maak nu een Jobagent aan op StepStone en vind je droombaan! https://bit.ly/2jPYsZC Vind gelijkaardige jobs, informatie over werkgevers en carrièretips op StepStone.be!
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