Vous exercez votre fonction au siège central (67 rue de Stalle à 1180 Uccle) au sein de la Direction Appui stratégique et transversal. Vous ferez partie d’une petite équipe.Vous apportez un support administratif à la Directrice générale et au responsable de la Direction Appui stratégique et transversal en termes d’organisation du bureau, de gestion du temps, de suivi de dossiers et de réunions, de relations avec divers interlocuteurs.Ceci demande une flexibilité de votre part quant aux horaires de travail.Vous êtes également en charge du support administratif aux autres collaborateurs de la Direction Appui stratégique et transversal, en particulier des services Secrétariat général, Régie, Employeurs.- Vous gérez l’organisation pratique des réunions liées à des instances de Bruxelles Formation (Comité de gestion, Comité de Direction, …) ; - Vous gérez les agendas(alimentation et mise à jour de ceux-ci) ; - Vous gérez les appels téléphoniques internes et externes ; - Vous rédigez les mailset les courriers (sur la base d’instructions ou suite à la participation à des réunions) et les procès‑verbaux de réunions internes et externes ; - Vous préparez des documents (ordres du jour, tableaux de suivi) ; - Vous aidez à la gestion et au suivi des courriers entrants et sortants dans l’outil centralisé de Bruxelles Formation ; - Vous assurez le suivi des décisions prises relatives aux dossiers et à la transmission des réponses des Directions / services apportées aux demandes de la Direction générale ; - Vous préparez les réunions et les dossiers relatifs à la recherche d’informations nécessaires (gestion des aspects logistiques et pratiques liés à l’organisation des réunions pilotées par la Direction), en ce compris la création et la mise en forme de documents (Powerpoint, Excel, etc.) ; - Vous organisez le classement papier et électronique de la Direction générale ; - Vous assurez l’accueildes visiteurs et les divers contacts, tant externes qu’internes ; - Vous gérez les bases de données de contacts externes et internes ; - Vous assurez un soutien aux tâches de prévision et d’encodage budgétaire dans l’outil de gestion intégré de Bruxelles Formation ; - Vous participez à l’organisation d’évènements au sein de Bruxelles Formation et avec des partenaires externes.Bruxelles Formation est le Service public francophone en charge de la formation professionnelle à Bruxelles. Notre organisme propose un catalogue de plus de 350 formations gratuites pour les chercheurs d’emploi. Notre Service public emploie plus de 600 collaborateurs et dispose de 11 centres de formation répartis sur l’ensemble du territoire bruxellois, auxquels s’ajoute un centre d’information et de conseil au sein de la Cité des métiers de Bruxelles. Bruxelles Formation est aussi le régisseur de la formation professionnelle à Bruxelles, nous conventionnons des partenaires et créons des ponts avec les entreprises pour offrir des formations complémentaires, sur mesure, qui répondent aux besoins du marché de l’emploi. Avec nos Partenaires, nous formons plus de 20 000 personnes par an.Les valeurs de Bruxelles Formation sont la satisfaction des stagiaires, la diversité, la collaboration, la reconnaissance et l’épanouissement du personnel, l’amélioration continue et la gestion du changement, la responsabilité sociétale et environnementale.Pour mener à bien ses missions, Bruxelles Formation recherche régulièrement de nouveaux talents prêts à partager leurs connaissances et leur savoir-faire.Processus de sélection (épreuves éliminatoires)Après une présélection sur la base des dossiers de candidature (lettre de motivation & CV détaillé) :1. Des épreuves informatisées portant sur vos connaissances techniques en lien avec la fonction (Test TOSA: Word, Excel, Powerpoint, Outlook, MS 365).2. Un entretien avec le jury.Bruxelles Formation se réserve le droit d’ajouter, de supprimer ou de regrouper l’une ou l’autre épreuve.Bruxelles Formation promeut la diversité au sein de ses équipes et garantit une procédure de sélection objective sans distinction d’âge, de sexe, d’origine, de conviction, de nationalité, de handicap, etc. Si vous êtes en situation de handicap, n’hésitez pas à nous en informer lors de votre candidature. Nous veillerons à vous faire participer aux sélections dans les meilleures conditions possibles.