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L’École européenne de Bruxelles I (site Uccle) recrute un(e) :
Secrétaire (H/F) - Contrat à durée indéteminée - Temps partiel (50%)
L'EEBI fait partie du système des Ecoles européennes et dispense un enseignement aux enfants dont les parents travaillent pour les institutions européennes. Notre communauté scolaire est composée de 4.250 élèves de 60 nationalités différentes et de plus de 500 membres du personnel de différents pays. Les élèves étudient dans douze sections linguistiques. Notre école propose des programmes d’enseignement innovants et inclusifs qui permettent d’obtenir des résultats académiques d’excellent niveau. Plus d'informations relatives aux Ecoles européennes en général sont disponibles sur https://www.eursc.eu/fr
DESCRIPTION DE LA FONCTION ET TÂCHES PRINCIPALES
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur adjoint des cycles maternel et primaire d’Uccle, le/la secrétaire se verra confier les tâches suivantes :
• Visites éducatives : Planification pour l’année scolaire en accord avec les volontés des enseignants, gestion du budget, organisation pratique (réservations, transport et planification des événements), suivis des factures et de l’assurance ;
• Recrutement : analyse, gestion et archivage des dossiers de recrutement, pré-sélection des candidats pour certains postes, contact avec les candidats, organisation des entretiens avec le comité de sélection ;
• Matériel scolaire : gestion des stocks et vente (badges, manuels scolaires, chasubles, registres) ;
• Agendas : mise à jour, commande, et suivi avec l’imprimeur ;
• Photographe : planification du passage du photographe, suivi avec le photographe et communications aux parents à ce sujet ;
• Gestion des affaires perdues avec EUREKA ;
• Affichage : gestion de l’affichage pour indiquer les classes, les enseignants et autres et affichage spécifique pour les réunions des parents ou autres évènements ;
• Accueil : accueil téléphonique et sur place (demandes de renseignements, questions par rapport aux enfants ou sur l’organisation de l’école de la part des parents et enseignants) ;
• Rédaction du planning hebdomadaire et annuel ;
• Tâches diverses de secrétariat (courriers, rapports, classements, photocopies etc.) ;
• Tâches diverses de surveillance ;
• Toute autre tâche ponctuelle utile au service lorsque le Directeur adjoint le juge nécessaire et opportun.
PROFIL RECHERCHÉ
• Au minimum un diplôme de bachelier en secrétariat ou équivalent par expérience ;
• Expérience de minimum 2 ans dans une fonction similaire ;
• Une expérience professionnelle similaire dans une autre École européenne est un sérieux atout ;
• Excellente maîtrise du français et bonnes connaissances de l’anglais, la connaissance d’une autre langue européenne étant un atout ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques (Office 365) ;
• Excellent sens de la communication dans un contexte multilingue exigeant ;
• Précision et rigueur ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Flexibilité d’organisation et respect des échéances ;
• Résistance au stress et dynamisme ;
• Autonomie et capacité de travail en équipe ;
• Proactivité et sens de l’initiative.
OFFRE
• Un contrat à durée indéterminée soumis à la législation belge dans ses dispositions sociales et fiscales et suivant le statut du Personnel Administratif et de Service (PAS) (https://www.eursc.eu/BasicTexts/2007-D-153-fr-15.pdf) ;
• Entrée en service : à partir du 3 juin 2025 ;
• Régime de 18h45 par semaine, horaire à convenir ;
• Un salaire brut mensuel à partir de 2.397,74 euros pour un 50% (le grade et échelon exact sera déterminé d’après l’expérience professionnelle pertinente) ;
• Un environnement de travail multiculturel et stimulant ;
• Un job varié avec beaucoup de contacts.
Pour postuler, veuillez envoyer avant le 1er avril 2025 à 23h59 à UCC-RECRUITMENT@eursc.eu sous la référence « Secrétaire UCC + nom + prénom » les documents suivants (sous un seul PDF intitulé NOM prénom) :
• CV (format Europass) ;
• Lettre de motivation ;
• Photocopies de certificats/diplômes.
Les candidats sont invités à transmettre lors de leur candidature tout document complémentaire jugé utile comme une lettre de recommandation ou une évaluation récente.
Merci aussi de compléter le formulaire suivant : https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=aeA505McU0OzBwsicDW6QtrMQaaK5PxFof9tDY65KxBUQ0c0VElYME1PQUJNSTA3WUJDOTBLM0QxSy4u
Veuillez noter que seuls les candidats ayant complété toutes les étapes ci-dessus et ayant postulé avant la date limite seront considérés comme éligibles.
Les candidats qui n’auront pas reçu de réponse pour le 31 août 2025 pourront considérer que leur candidature n’a pu être retenue. Les candidats invités à l’entretien seront contactés par mail ou téléphone.
Les candidats présélectionnés devront fournir un extrait de casier judiciaire (Modèle 596-2 – pour accéder à une activité qui relève de l’éducation en Belgique ou tout autre document similaire pour un autre pays d’origine) lors de leur entretien.
Veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité pour connaitre notre politique de traitement envers vos données personnelles dans le cadre du recrutement sur le site :
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The European School Brussels I (Uccle site) is recruiting a:
Secretary (M/F) - Permanent contract - Part-time (50%)
The ESBI is part of the European Schools system and provides education for children whose parents work for the European institutions. Our school community is made up of 4,250 pupils of 60 different nationalities and over 500 members of staff from different countries. Pupils study in twelve language sections. Our school offers innovative, inclusive teaching programs that deliver excellent academic results. More information about the European Schools in general is available at https://www.eursc.eu/en
JOB DESCRIPTION AND MAIN TASKS
Reporting to the Deputy Director of the Uccle nursery and primary cycles, the secretary will be responsible for the following tasks:
• Educational visits: Planning for the school year in accordance with teachers' wishes, budget management, practical organisation (bookings, transport and event planning), monitoring invoices and insurance;
• Recruitment: analysing, managing and archiving recruitment files, pre-selecting candidates for certain positions, contacting candidates, organising interviews with the selection committee;
• School equipment: stock management and sale (badges, textbooks, safety vest, registries);
• Diaries: updating, ordering and following-up with the printer;
• Photographer: planning the photographer's visit, following up with the photographer and communicating with parents on the subject;
• Managing lost items with EUREKA;
• Postings: manage postings to indicate classes, teachers, etc. and specific postings for parents' meetings or other events;
• Reception: telephone and on-site reception (information requests, questions from parents and teachers about children or the organisation of the school);
• Draft of weekly and annual schedules;
• Various secretarial tasks (correspondence, reports, filing, photocopying, etc.);
• Various supervisory tasks;
• Any other ad hoc task useful to the department when the Deputy Director deems it necessary and appropriate.
PROFILE REQUIRED
• At least a bachelor's degree in secretarial studies or equivalent through experience;
• At least 2 years' experience in a similar position;
• Similar professional experience in another European School is a strong asset;
• Excellent command of French and good knowledge of English, knowledge of another European language would be an asset;
• Excellent command of IT tools (Office 365);
• Excellent communication skills in a demanding multilingual context;
• Precision and rigour;
• Discretion and respect for confidentiality;
• Flexible organisation and respect for deadlines;
• Resistance to stress and dynamism;
• Autonomy and ability to work as part of a team;
• Proactivity and initiative.
OFFER
• A contract for an indefinite period subject to Belgian social and fiscal legislation and to the Staff Regulations for Administrative and Ancillary Staff (https://www.eursc.eu/BasicTexts/2007-D-153-en-15.pdf );
• Entry into service: from 3 June 2025;
• 18 hours and 45 minutes per week, schedule to be agreed;
• A gross monthly salary starting from 2,397.74 euros for a 50% (the exact grade and step will be determined on the basis of relevant professional experience);
• A multicultural and stimulating working environment;
• A varied job with lots of contacts.
To apply, please send by 1st April 2025 at 23:59 to UCC-RECRUITMENT@eursc.eu under the reference "Secretary UCC + surname + first name" the following documents (in one single PDF entitled SURNAME first name)
• CV (Europass format) ;
• Cover letter ;
• Photocopies of certificates/diplomas.
When applying, candidates are invited to submit any additional documents they consider useful, such as a letter of recommendation or a recent assessment.
Please also complete the following form: https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=aeA505McU0OzBwsicDW6QtrMQaaK5PxFof9tDY65KxBUQ0c0VElYME1PQUJNSTA3WUJDOTBLM0QxSy4u
Please note that only candidates who have completed all the above steps and applied by the deadline will be considered eligible.
Candidates who have not received a reply by 31 August 2025 may consider their application unsuccessful. Candidates invited to interview will be contacted by e-mail or telephone.
Shortlisted candidates will be required to provide an extract from the criminal record (Model 596-2 - for access to an activity in the field of education in Belgium or any other similar document for another country of origin) at the time of their interview.
Please consult our Privacy Statement to find out about our policy for handling your personal data in connection with recruitment on the website: https://www.eeb1.com/app/uploads/2018/12/2018-03-D-23-en-3.pdf