Onze opdrachtgever is een HR Group gevestigd in Gent centrum, op zoek naar een tijdelijke Office Manager/PA. Deze vacature staat ook open voor freelancers.
Als Office Manager ben je de spil in de organisatie als het gaat om administratieve aangelegenheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, collega's en leveranciers, en jouw taken zijn veelzijdig.
Je beheert klantencontracten in de BeNeLux en bent verantwoordelijk voor het zorgvuldig behandelen van leverancierszaken. Als eerste aanspreekpunt beheer je ook de info-mailbox, waardoor je een essentiële schakel bent in de communicatie.
Tegelijkertijd coördineer je de dagelijkse gang van zaken op het kantoor in Gent. Dit omvat het beheer van vergaderruimtes. Je ontvangt klanten en kandidaten met professionaliteit en vriendelijkheid. Verder zorg je ervoor dat kantoormateriaal tijdig wordt besteld en dat tweewekelijkse kantoorlunches soepel verlopen.
Bovendien behartig je IT-gerelateerde zaken waardoor de operationele continuïteit gewaarborgd blijft.
Het streven naar een aangename werkomgeving en teamgeest wordt onderstreept door de organisatie van jaarlijkse evenementen. Hierbij ligt de verantwoordelijkheid bij jou om vervoer, accommodatie en geschikte locaties te regelen voor diverse interne evenementen, waaronder het jaarlijkse kerstfeest. Daarnaast speel je een belangrijke rol in het succesvol organiseren van klantenevenementen, waarvoor er vaak wordt samen gewerkt met externe partners.
Tot slot bied je persoonlijke ondersteuning aan de CEO. Dit omvat agendabeheer, lunchplanning, e-mailbeheer, documentbeheer. Als Office Manager ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat de organisatie soepel draait en alle evenementen vlekkeloos verlopen.
Jouw achtergrond:
* Ervaring als Management Assistant, Office Manager of Personal Assistant
* Vlot Nederlands + goede kennis van het Engels
* Vlot overweg met courante MS Office toepassingen, vooral Outlook
* Hulpvaardig en bereid om te leren
* Plantrekker
* Vlotte communicatie
Het aanbod van de werkgever:
* tijdelijk contract, als freelance of als project assistant via Arcadius, starten asap.
* voltijds, 4/5de of 3/5de
* 1 dag thuiswerk mogelijk