Onze klant is actief in de investeringssector en richt zich op het versnellen van groei en prestaties van bedrijven wereldwijd. Zij zijn gelegen in Elsene en makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.
Functieomschrijving
Als Administratief Medewerker ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die bijdragen aan de dagelijkse werking van ons kantoor. Je fungeert als de spil in de organisatie en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Hieronder een uitgebreide omschrijving van je taken:
* Zorgdragen voor een georganiseerde en efficiënte werkomgeving, inclusief het onderhouden van kantoorapparatuur en -ruimtes;
* Zorgen voor een professionele en gastvrije opstelling van vergaderzalen, inclusief benodigde apparatuur en materialen;
* Het plannen en coördineren van afspraken, vergaderingen en andere activiteiten, rekening houdend met de beschikbaarheid van teamleden;
* Verantwoordelijk voor het verzenden van uitnodigingen, het reserveren van zalen, en het ontvangen van klanten, waarbij je zorgt voor een positieve eerste indruk;
* Beheren van alle aspecten van reisarrangementen, inclusief het reserveren van hotels, vluchten, transport en transfers, om ervoor te zorgen dat medewerkers efficiënt kunnen reizen;
* Onderhouden van goede relaties met leveranciers en verantwoordelijk voor het beheer van kantoorvoorraden, zoals kantoorbenodigdheden en dranken;
* Verantwoordelijk voor het sorteren, distribueren en verzenden van post en pakketten binnen het kantoor;
* Beheren van inkomende en uitgaande telefoongesprekken, waarbij je informatie verstrekt en vragen beantwoordt;
* Organiseren en beantwoorden van e-mailcorrespondentie, met prioriteit voor urgente verzoeken;
* Zorgdragen voor een tijdige en nauwkeurige voorbereiding van documenten zoals onkostennota's en creditcardafschriften;
* Samenstellen en organiseren van klantendossiers, waarbij je zorgt voor de benodigde documentatie en informatie;
* Nauwkeurig invoeren en bijhouden van gegevens in verschillende systemen, inclusief klantinformatie en financiële gegevens;
* Zorgdragen voor een gestructureerde archivering van documenten en het op orde houden van werkruimtes, zodat belangrijke informatie altijd snel teruggevonden kan worden.
Robert Half BV and Robert Half Project Sourcing BV process the data from applicants that is required to carry out the application process. You can find more information on data protection, in particular on your rights, at https://www.roberthalf.com/be/en/privacy.
Profiel
De vereiste kwalificaties voor deze functie van Office Manager (m/v/x) zijn:
* Je bent in het bezit van een bachelordiploma;
* Je hebt reeds een eerste ervaring in soortgelijke functie;
* Je hebt een uitstekende kennis van het Frans en Engels;
* Je kan vlot werken met de MS Office tools, in het bijzonder Outlook, Teams, Word en Excel ;
* Je hebt uitstekende vaardigheden in probleemoplossing;
* Je bent sterk in organisatie, communicatie en multitasking, met een proactieve houding en oog voor detail.
Aanbod
Onze klant biedt:
* Een uitdagende fulltime functie in een internationale onderneming.
* Een marktconform brutoloon aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, tablet en GSM;
* Een werkomgeving die gericht is op cultuur, diversiteit, openheid en samenwerking;
* Een open-minded en ondernemend team op alle niveau's.
Interesse? Solliciteer vandaag nog!