Description du poste
Au sein du département technique d’ISoSL basé sur le site du Valdor et sous la supervision de la Directrice de ce département, le secrétaire de Direction Technique effectue des travaux de secrétariat afin de soutenir administrativement le service.
Vos Missions, Tâches et Responsabilités :
En tant que secrétaire, vous serez amené entre autres à :
1. Assurer l’administration générale : rédaction de courriers, gestion du flux des signatures, classement et archivage…
2. Gérer les appels téléphoniques de différents membres de l’équipe ainsi que leur agenda (fixation des réunions, réservation des salles…)
3. Gérer les commandes bureautiques
4. Rédiger les PV et divers documents de travail
5. Contribuer avec d’autres membres du service à l’organisation des formations de l’équipe
6. Suivre les échéanciers en lien avec les permis d’urbanismes, les permis d’exploitations, les marchés publics, …
En plus de ces tâches de secrétariat pur, vous aurez les responsabilités suivantes :
7. Apporter une aide technique à la mise en place d’une GMAO
8. Encoder dans la base de données (plans, contrats, normes…)
9. Réaliser des demandes de prix et les comparatifs
10. Contribuer à l’élaboration des dossiers pompiers, à diverses investigations techniques (relevés, inventaires, audits, …) mais aussi de la tenue des plannings de maintenance et du suivi des relevés récurrents (énergie, températures, …)
11. Participer à l’élaboration des budgets courant et suivi associé
12. Etre la personne ressource au niveau de la comptabilité
13. Apporter une aide technique à l’élaboration des marchés publics, les opérationnaliser et communiquer avec les différents clients associés
14. Tenir la ligne du temps des marchés ainsi que gérer les agendas et les communication associée
Profil recherché
15. Titulaire d’un bachelier en lien avec la fonction, vous avez acquis une première expérience dans une fonction technico-administrative ou conducteur de travaux
16. Vous montrez un intérêt pour le domaine des marchés publics et êtes doté d’une curiosité vous permettant de rapidement vous plonger dans la matière et ses différentes règles
17. Méthodique, autonome et rigoureux
18. Grande capacité à gérer les tâches quotidiennes avec proactivité
19. Vous disposez d’un bon sens relationnel vous permettant de communiquer aisément avec les interlocuteurs internes et externes
20. Aisance dans le travail rédactionnel (très bonne connaissance du français écrit et parlé)
21. Affinité pour les chiffres et le financier
22. Maitrise de la Suite Office (dont une connaissance approfondie d’Excel)
23. Respect de la confidentialité des informations
Notre offre
24. Cdd renouvelable en vue d’un cdi
25. Conditions de travail et salariales du secteur public : IFIC 14
26. Temps plein : 38 h/semaine
27. Démarrage rapide
28. Une fonction passionnante aux responsabilités réelles
29. Environnement de travail dynamique et agréable
30. Lieu de travail facilement accessible et disposant d’un parking (véhicules, vélos)