Introductie
Onze organisatie ondersteunt een actieve onderzoekscultuur rond leren en onderwijzen. Met meer dan 2000 leden uit 40 landen bevorderen we de uitwisseling van ideeën en bijdragen aan actuele discussies. Het kantoor is gevestigd in Leuven (België) en de nieuwe medewerker zal de dagelijkse werking van de organisatie verzorgen.
Geïnteresseerd? Lees verder!
Wie zoeken we?
• Professionele bachelor, Directiesecretariaat of gelijkwaardig door ervaring
• Uitstekende communicatievaardigheden in het Nederlands en het Engels, zowel gesproken als geschreven
• IT-vaardig. Je beheerst MS Office en bent gewoon om online te werken. Nieuwe software krijg je vlot en snel onder de knie.
• Autonoom kunnen werken in samenwerking met het bestuur en de algemene directeur.
• Je bent een doener die zorgt dat dingen voor elkaar komen.
• Nauwkeurig, betrouwbaar, gestructureerd en servicegericht.
• Openheid naar wetenschappelijk onderzoek is een pluspunt.
• Bereid om in functie van congressen 1 à 2 keer per jaar naar het buitenland te reizen
Wat bieden wij je?
• Een halftijdse aanstelling van één jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Een klein team (3 leden) waar de input en betrokkenheid van iedereen gewaardeerd wordt;
• Een fijne werkomgeving in het centrum van Leuven. Mogelijkheid en ruimte om flexibel (thuis) te werken.
• Veel leerkansen, zowel op nationaal als internationaal niveau.
• Een aantrekkelijk en marktconform loon op niveau van een professionele bachelor. Brutosalaris halftijds €1611 bij minimaal 2 jaar ervaring.
• Extralegale voordelen (i.e. maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, woon-werkvergoeding).
• 2 keer per jaar naar het buitenland reizen
Functieomschrijving
Als office manager sta je in voor de dagelijkse werking van de vereniging. Dit in nauwe samenwerking met de Raad van Bestuur en de Algemene Directeur.
Dit omvat volgende taken en verantwoordelijkheden:
• Het organiseren van bestuurs- en algemene vergaderingen, inclusief uitnodigingen, agenda's, verkiezingen, planning, vlieg- en hotelreservaties, notulen en publicatie.
• Het beheer van de HR-administratie en contact met HR-dienstverleners.
• Opvolgen van financiële en wettelijke verplichtingen in samenwerking met de boekhouder en de algemene directeur. (Bijvoorbeeld E-box, Myminfin, BTW, belastingen, verzekeringen, GDPR, statuten)
• Opvolgen van onze wetenschappelijke publicaties en contact met de uitgevers, en de portefeuillehouder Publicaties.
• Beheer van ons gebouw, nutsvoorzieningen, aankopen en andere logistiek.
• Een gestructureerd overzicht bijhouden van alle belangrijke toegangen en documenten van de verenging.