Als office manager ben je aanspreekpunt voor je collega's op vlak van administratie, ICT en infrastructuur. Je maakt deel uit van het Team Ondersteuning en werkt onder toezicht en begeleiding van de Teamverantwoordelijke, in nauwe samenwerking met de 2 andere collega's binnen dit team. Dit betekent in concreto:
Op vlak van administratie:
- Notulen maken en verslagen schrijven
- Beheer, invoer en actualisering van Excel-tabellen en bestanden
- Documenten ordenen, archiveren en sorteren
- Vertalen van documenten FR NL
- Vervanging van de onthaalmedewerker aan het onthaal bij afwezigheid
- Beheer van administratieve personeelsdossiers
- Coördinatie van het in- en uitdiensttredingsproces (onboarding en offboarding)
Op vlak van ICT:
- Advies aan collega's over het dagelijks gebruik van Word, Excel, Outlook, en intern CRM-systeem
- Oplossen van kleine problemen met ICT-tools (zoals laptops, tablets, smartphones, scanners)
- Opvolging en advies bij het gebruik van interne software (CRM, tijdsregistratie)
- Contacten met de externe ICT-specialist voor grotere ICT-vraagstukken en met leveranciers
- Beheer van de voorraad en bestellingen van ICT-materiaal (zoals computers, smartphones, SIM-cards)
- Beheer en opvolging van telefoonabonnementen
Op vlak van infrastructuur (kantoren en opvanghuis):
- Beheer van sleutels en badges
- Opvolging van de wekelijkse taken van de klusjesman
- Beheer van de inventaris en voorraad van materialen, meubilair en kantoormateriaal
- Toezicht op de schoonmaak van de kantoren in samenwerking met het schoonmaakbedrijf
- Uitvoering van taken op vlak van veiligheid en preventie
Opleiding en ervaring:
· Diploma niveau bachelor of graduaat (administratie, kantoormanagement) of gelijkwaardige ervaring van 3 jaar
· Zeer goede kennis van IT-tools: Word, Excel, CRM, Outlook, MS Office
· Tweetalig Frans-Nederlands (geschreven en mondeling)
· Ervaring in de sociale sector is een pluspunt
Competenties en attitudes:
· Affiniteit met IT
· Nauwkeurig en zorgvuldig
· Zelfstandig en proactief
· Stressbestendig (kunnen omgaan met deadlines)
· Oplossingsgericht
· Verantwoordelijkheidsgevoel
· Discretie (discreet omgaan met gevoelige informatie)
Nederlands, Sorteren, Frans, Samenwerken, Uitvoering, Discretie, Stressbestendigheid, Ict infrastructuur, Vertaling, Office-Management, Bilingual, Onthaal, ICT, Outlook, Meubilair, Administratie, Administratie, Schrijven, Archive, Sociale Sector, MS Office Suite, MS Excel, Infrastructuur, SOP, Kantoormateriaal, Beveiligingsdienst, Onboarding, Scanners